Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen scheuen die Investition in ein Dokumenten-Management-System (DMS). Sie fürchten oft hohe Investitionen für Lizenzgebühren, Consulting und zahlreiche Schulungs-Sessions, deren Return on Investment (ROI) kaum bestimmbar scheint. Auch die Auseinandersetzung mit den GoBD sowie den Regeln der DSGVO trägt wesentlich dazu bei, diesem Thema grundsätzlich lustlos gegenüberzustehen.
Dabei ist die Einführung eines rechtskonformen DMS innerhalb weniger Tage und mit einem geringen Investment problemlos möglich, wie Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, erläutert. Nach seiner Auffassung sprechen dafür drei Aspekte:
1. Geringe Lizenzgebühren
Am Markt sind heute ausgereifte, intuitiv bedienbare und GoBD /DSGVO-konforme DMS-Lösungen zum Preis von unter 100 € je gleichzeitiger Verbindung verfügbar und dabei sowohl stationär als auch über einen Webclient erreichbar. Sie beinhalten alle notwendigen Funktionen, die ein Unternehmen benötigt, um Mitarbeiter(inne)n den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente sowie deren Verwaltung und Bearbeitung zu ermöglichen. Selbstverständlich auch vom Homeoffice aus. Die Software lässt sich online beziehen und mit ein wenig IT-Sachverstand und etwas Lesebereitschaft einfach installieren und einrichten.
2. Kostenfreie Herstellerunterstützung
Einige wenige DMS-Anbieter bieten kostenfreie Handbücher zum Download und stellen kostenlose Erklärvideos zur Verfügung, die ihren Kunden beim effizienten Einsatz der Software helfen. Dabei wird detailliert aufgezeigt, wie das DMS zu installieren und einzurichten ist. Wichtige Informationen, etwa zu Rechtevergaben oder den unterschiedlichen Wegen, um Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, bereitzustellen und digital zu exportieren, beispielsweise zum Steuerberater, sind genauestens beschrieben. Somit können sich Unternehmen mit Eigeninitiative häufig ohne Einbeziehen eines DMS-Beraters behelfen und damit erhebliche Kosten sparen. Zur Unterstützung können bei Bedarf günstige Online-Seminare und frei wählbare Supporteinheiten in Anspruch genommen werden. Immer dann, wenn die eigene Zeit teurer scheint, können Anwender auf kurzfristige, punktuelle und bezahlbare externe online Unterstützung zurückgreifen. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil eines modernen, individuell buchbaren Technikers. Es müssen nicht einmal Termine vereinbart werden.
3. Geringe Anforderungen an IT-Infrastruktur
Technisch betrachtet benötigen Unternehmen wohl am ehesten Unterstützung beim Einrichten der Zugänge zum eigenen Server per Webclient oder über eine Virtual-Private-Network (VPN)-Verbindung. Da einige DMS-Lösungen explizit kleinere und mittlere Unternehmen adressieren, sollte jede halbwegs aktuelle Hardware IT-Infrastruktur ausreichen, um sofort loslegen zu können.
Aus diesen drei Gründen können kleine und mittelständische Unternehmen mit wenig Geld und geringem Aufwand in kürzester Zeit die Basis für ein funktionierendes Dokumenten-Management im Homeoffice legen. Nach unserer Erfahrung lässt sich so ein DMS innerhalb einer Woche für alle Mitarbeiter(innen) realisieren. Wer es noch eiliger hat, der greift auf einen autorisierten Reseller zurück. Dann ist das DMS innerhalb von zwei bis drei Tagen eingerichtet und umgesetzt. Auch wenn wir noch weit davon entfernt sind, bei einem Replikator „Earl Grey, heiß“ zu bestellen: Papierloses Arbeiten von jedem Standort aus ist heute kein Problem. Dabei kann das DMS sowohl lokal auf dem eigenen Server als auch in der Cloud betrieben werden.
Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH
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