Die Covid-19-Pandemie verändert viele Lebensaspekte und hat einen unmittelbaren Einfluss auf bis dato vorherrschende Arbeitsstrukturen. Sie beschleunigt viele Entwicklungen, die in ein paar Jahren eingetreten wären, wirbelt aber auch Bekanntes und Bewährtes durcheinander. Ozan Taner, Managing Director Tiger Facility Services, wirft einen Blick in die Zukunft und erklärt, wohin sich das Arbeiten im Büro in den nächsten Jahren entwickeln wird.
1. Hybrid-Modell setzt sich durch: Mitarbeitende im Präsenz-/Homeoffice-Wechsel In der Bürowelt wird sich das sogenannte Hybrid-Modell durchsetzen. Das bedeutet, Arbeitnehmende teilen ihre Arbeitszeit im Wechsel zwischen Präsenz im Büro und Homeoffice auf. Eine permanente Anwesenheit vor Ort ist nicht mehr notwendig, wie sich in vielen Fällen aktuell bereits erweist. Zudem haben viele es so leichter, Arbeit und Familie miteinander zu vereinen. Mit diesem Hybrid-Modell wird es auch einen Wandel in der Bürosituation geben: Unternehmen brauchen weniger Platz, denn bei geschickter Planung sind nie alle vor Ort. Es wird zwar weiterhin physische Arbeitsplätze geben, diese teilen sich Kollegen jedoch. Daraus ergibt sich automatisch ein höherer Reinigungs- und Hygienebedarf. Auch werden Workplace-Apps zur Reservierung von beispielsweise Arbeitsplätzen oder Meetingräumen sowie eine Navigation für Besucher der Büros zum Einsatz kommen. Aufgrund der Sensibilisierung für eine höhere Infektionsgefahr – nicht nur durch Covid-19, sondern auch Grippe- und Erkältungskrankheiten – wird das Großraumbüro generell bald ausgedient haben. Der Trend geht hin zu kleineren Räumen für ein oder zwei Mitarbeitende pro Büroraum. Firmen werden zudem in den Kauf oder in die Miete von leistungsfähigen Raumlüftern besonders in den kälteren Jahreszeiten, in denen weniger gelüftet werden kann, investieren.
2. Zunahme an Unternehmens-WGs Sogenannte WGs werden sich auf den beruflichen Bereich weiter ausdehnen: Gerade kleine Unternehmen schließen sich zusammen, um Miete zu sparen und sich Arbeitsplätze zu teilen, da Angestellte im Rotationsbetrieb arbeiten werden. Die Unternehmens-WG entsteht. Bei einer effektiven Nutzung der Arbeitsplätze in der Rotation gibt es hier einen erhöhten Reinigungs- und Hygienebedarf. Auch müssen Präsenzzeiten koordiniert werden, was am einfachsten über eine entsprechende App passiert, auf die alle Zugriff haben. Wichtig wird ein sinnvolles und einheitliches Clustern von Mitarbeitenden in Gruppen über die Unternehmen hinweg, um diese bei einem Infektionsfall als eigenständige Seucheneinheit gesamtheitlich separieren zu können, sodass der Arbeitsfluss in den Firmen gesichert bleibt. 3. Incentives auch im Homeoffice gefragt Arbeiten Angestellte im Homeoffice, ist eine Unternehmensbindung besonders gefragt, um sie auch längerfristig zu halten. Firmen werden verstärkt in Incentives investieren, die Mitarbeitenden das Arbeiten im Homeoffice erleichtern oder angenehmer machen. Dazu zählen Reinigungsangebote für das Zuhause oder ein bezahlter Internetanschluss und Firmenhandy. Denkbar ist auch eine kleine Büroausstattung, die die Ergonomie und Optimierung der Arbeitsumgebung beinhaltet wie beispielsweise Möbel. Für Entspannung und eine gute Work-Life-Balance sorgen eine Massage vor Ort oder entsprechende Sportangebote. Blumen, Obst oder Snacks, die nach Hause geliefert werden, sind weitere Optionen.
4. Digitalisierung der internen Kommunikation nimmt zu Wenn Mitarbeitende an verschiedenen Orten arbeiten, benötigen sie effektive Kommunikationskanäle. Automatisch nimmt dadurch die Digitalisierung zu. Der Fokus wird auf einfachen Programmen bzw. Apps liegen, über die sich Kollegen kurz und schnell austauschen können. An Wichtigkeit werden zudem Programme gewinnen, die einer effizienten Arbeitsabstimmung wie dem Verteilen und der Übersicht von Arbeitstätigkeiten zugutekommen. Nichtsdestotrotz sind auch der persönliche Kontakt und Austausch mit den Kollegen essentiell. Gesichert werden können diese mit entsprechenden regelmäßigen Online-Events zum Teambuilding, die Firmen initiieren.
5. Office Management mit neuen Aufgaben Die veränderten Arbeitsstrukturen wirken sich unmittelbar auf das Tätigkeitsprofil des Office Managements aus. Es wird viele weitere Koordinationsaufgaben beinhalten: angefangen bei den zu klärenden Anwesenheiten der Angestellten über deren technische Ausstattung, die sowohl kompatibel mit dem Home Office als auch bei der Präsenz im Büro sein muss, bis hin zu der Sicherung der effektiven Kommunikationsmöglichkeiten. Darüber hinaus müssen die entsprechenden Reinigungs- und Hygienemodalitäten organisiert werden und auch mögliche Incentives für Mitarbeitende.
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