Digitalisierung von Workflows – nachhaltig oder doch nur anstrengend?
Die Digitalisierung von Workflows sorgt neben erfolgversprechenden Chancen auch für große Herausforderungen
8. Mai 2023
Wir kennen es alle: Tag für Tag sammeln sich bei der Arbeit und zu Hause Dokumente in Papierform an. Seien es Verträge, Briefe, wichtige Ausweisdokumente oder Gutachten, um nur ein paar Beispiele davon zu nennen. Alle papiergebundenen Abläufe, damit also auch die Erstellung und Verarbeitung dieser Dokumente, verursachen einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand – für alle Beteiligten. Die Digitalisierung von Workflows soll die Lösung sein. Die Zeit ist reif, die Technik verfügbar, doch es scheitert noch zu häufig bei der Umsetzung. Ob der digitale Strukturwandel die Lösung für alles ist, sei dahingestellt. Fakt ist jedoch, dass die Digitalisierung in der heutigen Zeit keine Entscheidung mehr ist, sondern eine Notwendigkeit.
Digitaler Wandel in Unternehmen – Hintergrund
Durch CSR (Corporate Social Responsibility) und New Work verändert sich unsere bekannte Arbeitswelt grundlegend. Alte, ineffiziente Strukturen werden dabei rigoros mit neuen ersetzt. Dieser Wandel ist nicht nur Folge von veränderten Anforderungen, Wünschen und Bedürfnissen jüngerer Generationen, sondern auch der vorschreitenden Digitalisierung. Ein wichtiger Baustein des digitalen Wandels ist dabei die Forderung nach mehr Nachhaltigkeit – die Forderung, endlich Verantwortung für uns und unsere Welt zu übernehmen. Auch die Annahme des Pariser Klimaschutzabkommens, der UN-Agenda 2023 im Jahr 2015 und die Etablierung des EU-Aktionsplanes im darauffolgenden Jahr stellt unserer traditionellen Wirtschaft ein Ultimatum. Die Regierungen aller Welt machen sich zur Aufgabe, einen bewussteren Umgang mit verfügbaren Ressourcen zu entwickeln und zu beschreiten. Und auch Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, wie sie die Nachfrage an Nachhaltigkeit bedienen können.
Wir müssen anfangen die Welt zu digitalisieren – als Teillösung für eine bessere Zukunft.
Welche Herausforderungen & Chancen bringt die Digitalisierung?
Ressourcenschonung, Kostensenkung & Informationsverfügbarkeit Der Einsatz von E-Signaturen, digitaler Akten und elektronisch gestützter Prozesse sorgen für weitestgehend papierfreie Workflows – so viel ist schon mal klar. Es werden somit weniger Bäume gefällt und natürliche Ressourcen eingespart. Kohlenstoffemissionen und Treibhausgase werden reduziert, da niemand mehr für die persönliche Unterschrift in die Zentrale muss und der Versand physischer Dokumente per Post zum Teil komplett entfällt. Des Weiteren werden Kosten für Papier, Druck, Lagerung, Versand, Archivierung und Vernichtung sämtlicher Dokumente gesenkt und die Verfügbarkeit von Informationen deutlich erhöht. Mit dem Einsatz elektronischer Signaturen werden die Integrität der Dokumente und Authentizität der Urheber sichergestellt – das bedeutet: maximaler Manipulationsschutz.
Mehr Kosten, mehr Produktivität Auf der anderen Seite kostet die Digitalisierung von Workflows, Akten und Unterschriften Unternehmen nicht nur viel Zeit und Arbeit, sondern ist auch Geld. Es wird neue Hard- und Software benötigt, die produziert, installiert und erklärt werden muss. Mitarbeiter müssen geschult werden, Support muss zur Verfügung stehen und ein nicht ganz unwesentlicher Faktor für die erfolgreiche Umsetzung ist die oft noch sehr zögerliche Offenheit der Arbeitnehmer für diese Neuerungen. Des Weiteren müssen die Softwareprogramme immer auf dem neusten Stand bleiben, um Sicherheitslücken zu vermeiden. Mit Blick auf den Kosten-Nutzen-Faktor, ist die Umstellung auf digitale Unternehmensstrukturen, besonders für kleine Unternehmen, keine leichte Aufgabe. Aber – ist die Software einmal implementiert, senkt die Digitalisierung fortlaufend die Opportunitätskosten, erhöht den ROI und sorgt mit einem effizienten medienbruchfreien Prozess für mehr Produktivität.
Erhöhter Energiebedarf Ein weiterer Faktor, den man nicht unterschätzen sollte, ist der erhöhte Stromverbrauch der Rechenzentren. Dieser wiederum erzeugt bei der bisherigen Energieerzeugung viel CO2, welches unseren ökologischen Fußabdruck erhöht. Deshalb müssen erneuerbare Energiequellen genutzt und vor allem energiesparende Techniken eingesetzt werden.
Um nun die Ausgangsfrage zu beantworten: Die Umstellung auf digitale Strukturen hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Es ist also auf keinen Fall einfach, solch einen strukturellen Wandel umzusetzen. Die Digitalisierung ist dabei auch nur dann auf der Pro-Seite der Nachhaltigkeit, wenn die Chancen nicht von den Herausforderungen überschattet werden. Fakt ist, dass neue Technologien Unternehmen zukunftsfähig machen und mit Blick auf den ökologischen Fußabdruck, laut einer Studie der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) aus dem Jahr 2018, sogar erfolgreicher. Es obliegt einem guten Management, das Digitalisierungspotential zu erkennen, optimal auf die Veränderung vorzubereiten und das Unternehmen damit voranzubringen.
Individuelle E-Signatur Lösungen für Unternehmen – 2023 unterschreibt man digital
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Unterscheidung E-Signatur & E-Siegel
„On-Premises“ Softwarelösung
rechtlicher Rahmen (EU-Verordnung eIDAS) & Beweiswert
Die Digitalisierung von Workflows sorgt neben erfolgversprechenden Chancen auch für große Herausforderungen
