An die und mit den MitarbeiterInnen virtuell kommunizieren: Mit den richtigen digitalen Tools und Formaten
15. April 2020
Die aktuelle Krisensituation zwingt viele Unternehmen zu 100 Prozent Heimarbeit. Tagtäglich sehen sich Führungskräfte dabei mit Fragen konfrontiert wie: Wie erreichen wir alle Mitarbeitenden in verteilten Arbeitsumgebungen? Wie gestalten wir die Krisenkommunikation, greifen Stimmungen auf und transportieren sie weiter – und vor allem: Was sind die richtigen digitalen Lösungen und Formate dafür?
Fest steht: Die eine Lösung, die für alle Unternehmen die richtige ist, gibt es nicht. Vielmehr gibt es für jedes Unternehmen eine ganz bestimmte Lösung, die am besten zu seinen spezifischen Anforderungen und seiner Kultur passt. Worauf es dabei aktuell besonders ankommt: Dass das jeweilige Tool eine schnelle, direkte Kommunikation an und mit den Mitarbeitenden ermöglicht – und das ganz unabhängig davon, wo diese sich gerade aufhalten.
Denn gerade in Krisenzeiten wie diesen zeigt sich besonders, wie wichtig es ist, die Mitarbeitenden mitzunehmen und sie kontinuierlich über Entwicklungen und Entscheidungen, die das eigene Unternehmen betreffen, transparent auf dem Laufenden zu halten.
Die Art und Weise, wie dies erfolgt, kann dann jeweils unterschiedlich aussehen: So kann die Kommunikation z. B. über eine mobile Mitarbeiter-App wie Staffbase oder Speakap erfolgen – besonders sinnvoll speziell für Unternehmen, die viele Blue Collar Worker beschäftigen. Aber auch ein Social Intranet wie COYO, das die schnelle Veröffentlichung von News, direkte Feedback-Kanäle sowie die Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsgruppen ermöglicht, kann eine hilfreiche Lösung sein. Und dann gibt es da auch natürlich noch Office 365 mit seinem Social Networking Tool Yammer und Microsoft Teams für die dynamische Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen.
Wir bei HIRSCHTEC setzen z. B. bei unserer internen Kommunikation und Zusammenarbeit auf die „Office 365“-Tool-Landschaft. Gern möchte ich daher hier mit Ihnen teilen, was wir wann und wie nutzen, um unsere Mitarbeitenden zu informieren und stets im Austausch mit ihnen zu bleiben.
Da wäre zum einen unser internes Social Network Yammer. Über meinen Yammer-Kanal „CEO Messages & Guidelines“ habe ich z. B. am Sonntag, 15. März 2020, einen längeren Post zur anstehenden Heimarbeit abgesetzt. Am Montag habe ich dann ganz pragmatisch selbst eine kurze Videobotschaft gedreht, die unsere Unternehmenskommunikation dann direkt im Intranet „Lichtung“, das auf SharePoint Online und Powell 365 basiert, publiziert hat. Momentan veröffentliche ich wöchentlich immer einen „aktuellen Lagebericht“ in Videoform. Dieser wird dann um schriftliche Erläuterungen via Yammer ergänzt. Und generell gilt bei uns: Sämtliche virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit – bei den Mitarbeitenden und auch bei mir – läuft über Microsoft Teams.
Hirschtec-CEO Lutz Hirsch
Was ich speziell Führungskräften dabei mit an die Hand geben möchte: Achten Sie in virtuellen Team-Meetings besonders darauf, häufig Rückfragen zu stellen. Reaktionen über Mimik und Gestik können über Videokonferenzen leider nur teilweise transportiert werden. Wichtig ist es zudem auch, Einzel-Calls durchzuführen. So erfahren Sie, in welcher Stimmung Ihre Mitarbeitenden gerade sind. Noch ein Tipp: Schalten Sie sich täglich in die digitalen Diskussionen im internen Social Network ein. Auf diese Weise geben Sie Ihren MitarbeiterInnen die nötigen Leitplanken für ihre tägliche Arbeit und erhalten auch gleichzeitig hilfreiches Feedback bzw. Nachfragen zu bestimmten Themen, sodass sie direkt mit den passenden Kommunikationsmaßnahmen reagieren können.
Und wenn Sie zu guter Letzt dann auch noch verstärkt darauf achten, dass das digitale Loben – sei es in Form von GIFs, „Like“-Daumen oder einfach positiven Kommentaren mit Smiley – nicht zu kurz kommt, dann können Sie nicht nur sicher sein, dass Ihre MitarbeiterInnen sich darüber freuen und sich wertgeschätzt fühlen. Andere werden ganz bestimmt auch Ihrem Beispiel folgen und so digitale Nähe trotz räumlicher Distanz herstellen.
Aktuelle YouTube-Videos von HIRSCHTEC mit weiteren spannenden Tipps und Tricks für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit:
