Der Branchenverband Bitkom sieht in der Corona-Pandemie eine Chance die Digitalisierung voranzutreiben. Bei den steigenden Zahlen der im Homeoffice Arbeitenden ist es umso wichtiger für Unternehmen und Behörden, den Posteingang zu digitalisieren, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Viele Unternehmen in Deutschland haben bereits eine Digitalisierungsstrategie entwickelt. Meistens handelt es sich dabei, laut einer Umfrage von Bitkom, jedoch um große Unternehmen, während kleine Firmen und der Mittelstand hier noch ein klares Defizit aufweisen. In der aktuellen Lage, die immer mehr Menschen ins Homeoffice zwingt, ist es für Unternehmen jeder Größe essentiell, diese mit digitalen Dokumenten zu versorgen. Höchste Zeit also, den Posteingang zu digitalisieren.
Der erste Schritt
Für schnelle Abhilfe sorgt die Anschaffung eines Scanners, der sich einfach installieren und bedienen lässt. Bei der Auswahl kommt es nicht nur auf das Volumen an, was täglich gescannt werden muss. Ein wesentlicher Aspekt ist die Bildqualität und Komprimierung der Daten, was auch einen prägnanten Unterschied zum Scannen mit einem Multifunktionsgerät ausmacht. Die Scanner von Kodak Alaris zum Beispiel sorgen mit der integrierten Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page stets für gestochen scharfe Bilder, selbst wenn die Qualität des Originaldokuments nicht optimal ist. Hinzu kommt, dass die Lösung die Dateien optimal komprimiert, denn nicht jeder hat im Homeoffice eine hohe Internet-Bandbreite. Die Verteilung der Dateien erfolgt direkt vom Scanner per E-Mail an die entsprechenden Empfänger. So können die Mitarbeiter auch zu Hause weiterhin produktiv arbeiten.
Es gibt Scanner wie beispielsweise die Kodak Scan Station 730EX Plus, die sich ganz einfach ins Netzwerk einbinden lassen. Dank des integrierten Prozessors und Betriebssystems kann man auf einen leistungsstarken PC verzichten. Das ist eine zukunftssichere Investition, denn damit lassen sich auch benutzerdefinierte Lösungen realisieren.
Der zweite Schritt
Dokumente zu scannen und somit digital bereitzustellen ist nur der Grundstein der Digitalisierung. Um die Investition nachhaltig rentabel zu machen, ist die nahtlose Integration von Daten und Informationen in Folgeprozesse der zukunftsweisende Ansatz, nicht nur um die Effizienz, sondern auch in vielen Fällen die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Sind in der digitalen Kunden- bzw. E-Akte alle relevanten Dokumente und Daten gespeichert, so reduziert sich nicht nur die Suche, sondern es können auch Anfragen ohne Zeitverzögerung bearbeitet werden. Mit der Kodak Scan Station 730EX Plus lassen sich komplette Prozesse abbilden und können mit nur einem „Touch“ auf dem 9,7 Zoll großen Bedienpanel einfach ausgeführt werden. Das ist jedoch nur ein Beispiel aus der großen Bandbreite von Scannern von Kodak Alaris.
Kodak Alaris arbeitet mit einem starken Partnernetzwerk zusammen, um seinen Kunden ganzheitliche Lösungen zu bieten. Das heißt von der Umstellung auf einen digitalen Posteingang bis hin zur nahtlosen Integration in den digitalen Workflow. Zudem bieten sie breitgefächerte Services, die beispielsweise Ausfallzeiten so kurz wie möglich halten.
